Welches ist das Richtige für mein Unternehmen?

Business Intelligence Toolvielfalt – „Perlen & Bananen“

  • Der Autor Torsten Krüger ist Vorstand / CTO der simple fact AG und seit 15 Jahren in Projekten zur Auswahl und Einführung von BI & Data Warehouse Lösungen tätig.

    Der Autor Torsten Krüger ist Vorstand / CTO der simple fact AG und seit 15 Jahren in Projekten zur Auswahl und Einführung von BI & Data Warehouse Lösungen tätig.

Inzwischen gibt es 250 Anbieter für Business Intelligence (BI) Lösungen. Da kann es ja nicht schwer sein, ein geeignetes Produkt für das Berichtswesen zu finden? Leider doch! Neben vielen vergleichbar guten Produkten gibt es auch nach mehr als 30-jähriger Evolution der BI-Tools signifikante Unterschiede im Reifegrad und ihrer durchgängigen Eignung für konkrete Anwendungsfälle. Wie arbeitet der Nutzer, geht er vom zentralen Dashboard per „Drill-Down“ bis zu einzelnen Rechnungspositionen und verteilt auffällige Preisabweichungen zur Aufklärung an Dritte?

Die Berater der BI & DWH Manufaktur simple fact AG werden oft gebeten, „mal eben“ die Empfehlung für den richtigen Anbieter zu geben. Die erste Antwort bleibt gleich: „Wir können Ihnen einen Standardweg zur Toolauswahl sagen. Jedoch ist das finale Ergebnis jedes Mal eine individuelle Bewertung weniger, meist unterschiedlicher Einflussfaktoren. Zugleich zeigt sich, dass ein systematischer Auswahlprozess entscheidend für die künftige Anwenderakzeptanz ist.“

Im Folgenden soll am Beispiel „BI Berichtswerkzeug“ eine bewährte Vorgehensweise zur Toolauswahl vorgestellt werden.

Simple Erfolgsfaktoren, die oft übersehen werden

Zwei solcher Erfolgsfaktoren sind:  Die künftigen Endanwender einbinden – und zwar spezifisch für die separaten Rollen Nutzer und Analyseprofi. Für beide gilt gleichermaßen „Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler!“ Der Nutzer möchte über eine einfache Oberfläche direkt zu „seinen“ Fakten in handlungsorientierter Aufbereitung. Für den Analyseprofi sind umfangreiche Spezialfunktionen in Abfrage, Aufbereitung und Verteilung entscheidend, also Flexibilität bei akzeptabler Komplexität.

Wir empfehlen die Auswahl eines Werkzeugs, das jeweils für die Anwendungsfälle einer Benutzerrolle durchgängig nötige Funktionen (Datenabfrage inkl. Berechtigungen, Aufbereitung und Verteilung)  technisch integriert anbietet. BI Anbieter Firmenübernahmen und Architekturwechsel haben oft dazu geführt, dass Anbieter nötige Funktionen verteilt über eine breite Suite separater Produkte anbieten, so dass für konkrete Anwendungsfälle schmerzliche Medienbrüche entstehen.

In sechs Schritten zum Ergebnis

Mit dieser standardisierten Vorgehensweise ist die Auswahl von BI Reporting (ggf. inkl. Planung) wie auch Data Mining, Datenmanagement bzw. DWH-Systemen effizient:

  • Anfangs werden Ziel, Beteiligte und Vorgehen in einem „KickOff Workshop“ festgelegt. Das Auswahlhandbuch bietet nötige Transparenz, auch über Spielregeln und Bewertungsverfahren.
  • Sowohl von Fachanwendern wie von der IT werden deren wesentliche Anforderungen aufgenommen. Dabei werden Einsatzgebiete, Rollen, repräsentative Anwendungsfälle und hierfür nötige Funktionen festgelegt und priorisiert. Bereits hier wird eingeordnet in „direkt bei Start im Scope nötig“ oder „später für vollständige Umsetzung der Vision relevant“. Ein „BI Zielbild“ sowie Abschätzung rollenbezogener Nutzerzahlen und deren Verhalten werden erstellt.
  • Aus den Anforderungen wird ein Kriterienkatalog zur Vorauswahl aufbereitet, der eine Selbsteinschätzung vom Anbieter wie auch deren Erprobung und Anwendereinschätzung in einem einheitlichen Bewertungsverfahren zusammenführt. Hierzu erfolgt eine Top-6 Vorauswahl relevanter Anbieter.
  • Die Endauswahl startet mit einer Teilnahmeanfrage inklusive Prozessbeschreibung, Spielregeln an die TOP-6 Anbieter, das Logbuch dokumentiert Reaktionen bis zur Entscheidung. Ein Showcase wird vorbereitet, der mittels Drehbuch an jeweils eintägigem Termin je Anbieter klare Ergebnisse liefert und den Aufwand vergleichender „Proof of Concept‘s“ (PoC) einspart. Das Drehbuch beschreibt ein erwartetes Demoergebnis vom Anbieter mit nötiger Datenprobe sowie live erwartete interaktive Änderungen nebst Methodik zur Bewertung von Bedienbarkeit und Flexibilität seitens der Anwender. 
  • So vorbereitet können nun die Anbieterpräsentationen im Format „Showcase“ möglichst mit konstantem Teilnehmerkreis moderiert durchgeführt und bewertet werden. Zugleich werden Lizenzpreise für Erstkauf, Wartung und mehrjähriges Wachstum verhandelt.
  • Die Auswertung kann  nun nach Stärken/Schwächen-Analyse und Kostenvergleich mit einem Ranking zur Entscheidung von „1. = Wunschlösung“ sowie „2. = Fall Back Alternative“ geführt werden.
Fazit und Ausblick: Mit diesen sechs Schritten ist eine gute und nachvollziehbare Entscheidung in zwei Monaten möglich.
In der anschließenden Einführungsphase sollte zunächst der oben genannte PoC als integrierter Funktionsdurchstich vom eigenen Projektteam aufgesetzt werden, mit dem Ziel der Erweiterung im Erfolgsfall. Für den „Worst Case“ einer technisch oder lizenzvertraglichen KO-Situationen besteht durch die vorsorglich definierte „Fall Back Alternative“ ein ebenso klares Szenario.


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